時間管理 - 黃毅力

我的時間觀念比較弱, 常遲到. 因而愛睇一些時間管理的文章, 看完會改善一會, 但仍是難改習慣.

在都市日報間中看到一些有深度或有用的文章, 如黃毅力的:

都市日報
6月23-24日

你要掌握自己的時間，最關鍵的第一個因素，就是控制你的「時間」去適應你的「生活」，並不是由「時間」來影響「生活」，否則，只會令你透不過氣，工作「做極都做不完」。你要做好一切事情，就一定要有一個平台、最積極的準備及良好的部署，才能達到由「生活」控制「時間」這個目標。

通常很多人有一個壞慣性，就是雞毛赫皮的事先做，而困難的事放在一邊，越困難的便越放得越遠。這種行為會變成生活慣性，由生活變成一種性格，英文叫Procrastination，即是「拖字闕」。久而久之，因為多數重要的事都是有難度的，全部放在一邊沒有處理，事業變得一事無成，個人亦開始失去信心，工作也沒有競爭力。

你要達到這個目標，首要做的就是改變自己生活上一些習慣，分清「應做」及「不應做」。其次就是要在生活中建立一些系統，去協助你減輕時間上的工作負擔。以下有8個實戰方法與大家分享：

1. 從一而終。當你做一件事時放了時間下去做，就要一氣呵成，由頭帶到尾，不要走回頭路，也不能中途放棄，因為中途放棄的「時間成本」將會非常高昂，再加上重做一件工作，也需要時間去Warn Up (熱身)，但當你有始有終地完成了這件工作，這個問題便不會出現，也能減輕內心的壓迫感，因手頭上已少了一個任務。

2. 有條有理。在每天10時之前，盡量要完成自己手頭上重要的工作，這樣，整天的工作及生活時間就容易管理。在以下的圖表，已分析何謂重要及急工作，重要及不緊急的工作要先處理。

嘗試在日記簿中，每個月列出你的目標、工作的事項、截止的限期及關注的要點。將你的工作排列好之後，便根據它的重要性(並不是急切性)給予優先度1-6，越緊急及重要的便是1，不緊急不重要的，便用最後的數目來表示。還有的，就是在月份開始之前的框架內，優先處理未解決的事項及訂出截止的限期，有了限期及放了專注力，你每個月的工作便不會堆積如山，這就是習慣。

3. 良好分配。首先，要找出自己精神及情緒能力最高的時間(前提是沒有人打擾)，用作回顧或展望整天的工作何謂重要或何謂急。重要加急的事情要優先處理，不重要不急的事情，則可以先輸入一個紀錄，留待精神質素沒有那麼優良之時才處理。你要好好運用每天最優質的時間，去做最優質的工作，那就是重要的工作。

至於何謂最優質的時間，則要視乎個人而訂。我曾經跟大家說過「早起三朝成一日」，在我而言，早上5 - 7時就是全日最佳時間，因早上是擬定策略的最佳時機、早上是吸收知識的黃金時段、早上一個小時的工作效率足以扺過下午的二、三個小時、早上傳送的重要郵件比較有效、早上是修補人際關係的大好時候，所謂「一日之計在於晨」，希望大家都會懂得選擇自己的全日最佳時間。

4. 建立助力。在你生活環境中，你要學懂建立「防火場」，也要建立你的助力、設立一個系統，來搞清楚甚麼工作可以委派他人協助你去完成。當你委派別人工作時，你便要留意重要的工作，必須要自行處理，不能假手於人；而對於不重要的工作或別人會比你做得更好的工作，假如截止日期還未到，你便可以交給家人、朋友或同事去處理。

5. 學懂拒絕。當有大量工作要面前時，要明白並不是所有工作都能由自己做完。每人都只有24小時，為何你的24小時要做得比別人更加多工作呢？一些不屬於自己的工作，便要學懂拒絕或放棄。日常生活中均出現許多誘惑，令我們都遺忘了自己只有24小時。

在我工作中，不斷有許多朋友介紹一些新的生意給我做，但只得24小時，也希望保持家庭及工作的平衡，所以我只會選擇做一些跟我理念及價值觀相同的生意，否則，我便會學懂有禮貌去拒絕。這也等如在職場上每位工作的人，也要學懂有禮貌去拒絕一些不屬於你或你不應去做的工作。

6. 善用人脈。如果你身邊有一班朋友，他們都有不同的專長、人際網絡、常識甚至專業知識的話，請你多加善用。原因是，當你處理一些困難的工作時，可能你只要撥一個電話，請對方給予一些意見，便可以減省許多不必要的資料搜集或自己的工作時間。

7. 投資與回報。有一個80/20的理論，我們的成就，就是抓得住20%重要的工作去做，一般人便會傾向做了80%不喜歡，不重要及容易的工作，不要浪費時間，去做一些沒有價值的工作，例如漫無目的地上網或看電視。

8. 處理來電及電郵。最打擾我們日常工作的，就是別人的來電又電郵。由於部分的來電及電郵是重要的，所以當電話掛斷或電郵已閱之時，就應要第一時間回覆，或將任務轉交給別人去執行。如果現時的工作是進行中的話，沒有空餘時間去處理，便要懂得建立筆記的記錄，為免數小時後，遺忘這些重要的任務。

條條大路通羅馬，但是每條路程都有別的長短，均取決於你會否找到一個「嚮導」去為你引路及打點一切，讓你的路程走得比人短及暢順。像在工作中，如果有一個智者能夠幫助你解決問題，或者給予一些實戰體驗時，你解決問題或完成任務所花的時間就會比別人為少。

最後，時間管理是一個生活的學問，上天是十分公平的，在我們生命中只給我們一星期7天，每天只有24小時，所以時間是十分寶貴的。只要我們幹的事情或做的工作都是有意義的話，良好的時間管理便會令它們做得更好；但如果我們找不出生命的意義，只懂工作，時間管理便變得沒有價值。

希望大家要了解生命的精彩，在乎於找出生命的意義，再加上良好的時間管理，你的一生必然會有所作為。

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每日金句：登天難，求人更難。黃蓮苦，貧窮更苦。春冰薄，人情更薄。江湖險，人心更險。知其難，刻其苦，耐其薄，防其險，可以處世矣。

每日金句：人的一生中，如果能從一而終做一件事情，一定會有好的收穫。不管這件事重不重要，只要你自己覺得重要就是了。